الموارد البشرية والرواتب في الجمعيات الأهلية

في الجمعية الأهلية يعمل فريق صغير مسؤول عن أعباء كبيرة: باحثون اجتماعيون ومحاسبون ومنسقو برامج وموظفو متجر خيري، ولكل منهم راتب وإجازات وسلف ومستندات. وحين تُدار رواتب الجمعيات في جداول منفصلة عن المحاسبة، يتأخر المسير ويصعب على المدير المالي أن يعرف كم تكلف كل إدارة. في هذا المقال نشرح كيف تتابع الجمعية موظفيها ورواتبهم من نظام واحد، من خلال شاشتين حقيقيتين في نجيد.

لماذا تُرهق الإدارة اليدوية فريق الجمعية؟

الجمعيات تحتاج إلى دقة أعلى من غيرها، لأن مجلس الإدارة والجهات الرقابية يسألان عن أوجه الصرف. وأكثر ما يظهر عند الاعتماد على الجداول:

• مسير يُعد من الصفر كل شهر: وهذا يستهلك وقت المحاسب في عمل يتكرر.
• سلف بلا سجل واضح: فلا يعرف أحد كم بقي على الموظف وكم سُدّد.
• رواتب خارج القيود: فيضطر المحاسب إلى إدخال الأرقام مرة ثانية في الحسابات.
• لا صورة للتوزيع على الإدارات: فيصعب تحميل كل برنامج تكلفته الحقيقية.

ما الذي تغطيه الموارد البشرية في نجيد؟

الإضافة مبنية على نظام العمل السعودي، وتعمل داخل نجيد نفسه. وتشمل ملف الموظف بمستنداته وتابعيه وتأمينه وتأشيراته وخطاباته وجزاءاته، والحضور والانصراف من الجوال داخل نطاق جغرافي محدد لكل موقع عمل، والإجازات بأرصدتها وطلباتها واعتمادها. أما الرواتب فتتضمن المسيرات والسلف وعناصر الراتب مع القيود المحاسبية، إضافة إلى متطلبات سعودية مثل التأمينات ونهاية الخدمة وحماية الأجور والسعودة والعمل الإضافي. وللموظف خدمة ذاتية يطلب منها إجازة أو خطابًا ويرى قسيمة راتبه من جواله.

لوحة الرواتب: التكلفة والسلف في نظرة واحدة

تعرض لوحة الرواتب الفترة التي تختارها: هذا الشهر أو هذا الربع أو هذه السنة أو آخر 12 شهرًا.

في هذه الشاشة التجريبية يظهر صافي تكلفة الرواتب لهذه الفترة 200.22k من 18 سجلًا، وعدد الموظفين المصروف رواتبهم 18. وتعرض بطاقة السلف القائمة مبلغ 13,500.00 من 3 سجلات، أما قسائم الرواتب بانتظار الاعتماد فعددها صفر. وتحت البطاقات رسم أعمدة لصافي التكلفة في آخر 6 أشهر تظهر فيه الأشهر الأربعة الأخيرة من يوليو إلى أكتوبر 2026 بمستوى متقارب، ثم قوائم بأحدث القسائم وأعلى صافي راتب، ورسم لتكلفة الرواتب حسب القسم. وفي هذه البيانات تتصدر إدارة الحالات والبحث الاجتماعي بقية الإدارات في التكلفة.

وتفيد هذه الصورة في ثلاثة أمور: معرفة ما تكلفه الرواتب فعلًا، ومتابعة السلف قبل أن تتراكم، ومعرفة القسائم التي تنتظر الاعتماد قبل موعد الصرف. ويوجد في أعلى اللوحة زر للتصدير.

المسيرات والسلف مع القيود المحاسبية

حين تُحسب الرواتب في النظام نفسه الذي تُسجل فيه الحسابات، يتحول المسير إلى قيد محاسبي دون إعادة إدخال. وتساعد هذه الصلة في الجمعيات خاصة، لأن تكلفة الرواتب تظهر حسب القسم ولا تحتاج إلى تجميع يدوي. وإذا أردت فهم الأساس المحاسبي فاقرأ الدليل المحاسبي الموحد للجمعيات الأهلية: كيف تطبقه عمليًا. أما السلف فيظهر رصيدها القائم وعدد سجلاتها في لوحة الرواتب.

لوحة الموارد البشرية: من يعمل في الجمعية؟

لوحة الموارد البشرية تجيب عن سؤال مختلف: كيف يتوزع الفريق؟

تعرض الشاشة رسم أعمدة للموظفين حسب الوظيفة، فنرى أن لكل من منسق الحالات والمحاسب وأخصائي تنمية الموارد والباحثة الاجتماعية موظفين اثنين، ولبقية الوظائف مثل مشرف المتجر ومنسق التطوع وأمين الصندوق ومسؤول علاقات المانحين موظفًا واحدًا. وبجانبه رسم دائري للسعوديين مقابل المقيمين، يغلب عليه السعوديون في هذه البيانات، ورسم آخر للموظفين حسب القسم بألوان لكل قسم، وقائمة بأحدث التعيينات مع القسم والتاريخ. وحين تكون السعودة مرئية بهذا الشكل، لا تحتاج الإدارة إلى جمع الأرقام يدويًا عند السؤال عنها.

الحضور والإجازات والخدمة الذاتية

تُسجل الجمعية الحضور من جوال الموظف ببصمة الوجه أو الإصبع، ولا يُقبل التسجيل إلا داخل النطاق المحدد لموقع العمل، وهذا مفيد لجمعية لها مقر ومتجر وفعاليات في أماكن مختلفة. وتُسجل طلبات الإجازات وتُعتمد من النظام، ويطلع الموظف على قسيمة راتبه دون أن يراجع المحاسب. وهكذا يقل الطلب الشفهي وتبقى الأوراق في مكان واحد. وإن كان لديك متطوعون إلى جانب الموظفين فاقرأ مقال إدارة المتطوعين: الساعات والفرص والشهادات.

كيف تبدأ؟

• أدخل ملفات الموظفين بمستنداتهم وأقسامهم أولًا.
• اضبط عناصر الراتب والسلف قبل أول مسير.
• راجع قسائم الاعتماد قبل موعد الصرف من اللوحة.
• اطلع على لوحة الموارد البشرية عند إعداد تقرير السعودة أو اجتماع مجلس الإدارة.

لمعرفة تفاصيل الإضافة راجع الموارد البشرية والرواتب في نجيد.

الخلاصة

الموارد البشرية في الجمعية ليست ملفات فقط، بل هي تكلفة تُحمَّل على البرامج وتُراجع من مجلس الإدارة. وحين تجتمع ملفات الموظفين والرواتب والسلف والقيود المحاسبية في نظام واحد، يعرف المدير المالي ما صُرف ولمن، ويعرف مدير الجمعية كيف يتوزع فريقه. ويسعد فريق Role8 أن يعرض عليك هذه الإضافة في نجيد على بيانات تجريبية لتقيّمها على طبيعة جمعيتك.